KUALA LUMPUR – TIga unit terpenting dalam pengurusan operasi keseluruhan EZ Qurban Sdn Bhd di antara faktor utama diambil kira pengauditan sijil MS ISO 9001:2015 Sistem Pengurusan Kualiti yang membolehkan syarikat ini diberi pengiktirafan tersebut baru- baru ini.
Tiga unit tersebut iaitu unit khidmat pelanggan talian tetap, unit Media Sosial dan unit Operasi Pendaftaran. Ketiga- tiga unit ini bertanggungjawab memastikan proses soal jawab dan pendaftaran pelanggan untuk melakukan ibadah korban terlaksana menjadikan struktur perkhidmatan yang ditawarkan EZ Qurban menepati piawaian keseluruhan.
Ini berdasarkan pendaftaran dalam ketiga- tiga unit ini direkodkan dengan jumlah yang tinggi dalam sehari menjelang tarikh tutup pendaftaran korban 2020 pada 1 Ogos ini.
Pegawai pembantu khidmat pelanggan talian tetap EZ Qurban, Nor Syafiqah Shaari berpengalaman selama lima tahun menyifatkan tiga unit ini merupakan jantung pengoperasian syarikat terutamanya dalam menghadapi musim korban setiap tahun.
“Setiap tahun dalam musim korban kami (unit talian tetap) bersedia menyantuni pelanggan dari pukul 8 pagi hingga 12 tengah malam.
“Kebanyakan pendaftaran masuk umumnya melalui panggilan telefon terutama daripada warga emas dan pelanggan yang tidak dapat mengakses pendaftaran dalam talian. Kebiasannya pelanggan baharu akan mengambil masa purata 10 hingga ke 15 minit untuk diberi penerangan seterusnya dibantu untuk didaftarkan”, jelasnya ketika ditemui Edisi 9 di Ibu Pejabat EZ Qurban di Batu Caves Centrepoint Gombak, Selangor baru-baru ini.
Sepanjang tempoh 16 jam pengoperasian ini seramai 14 orang petugas dipertanggungjawabkan dengan penggiliran waktu solat dan rehat tidak seperti hari kebiasaan ketika bukan musim ibadah korban.
Bagi pegawai khidmat pelanggan (media sosial Whatsapp) Siti Sarah Mohd Mokhtar Rozaidi berkata pertanyaan dan pendaftaran untuk ibadah korban pada tahun ini banyak diajukan melalui Whatsapp berikutan kebanyakan pelanggan mahukan jawapan berkenaan bagaimana perlaksanan korban semasa tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP) dijalankan.
“Tugas saya perlu memberi respon pantas ketika pertanyaan diajukan pelanggan ke Whatsapp. Tambahan pula saya dipertanggungjawabkan memberi maklumat dan penerangan berhubung SOP dalam perlaksanaan ibadah korban sama ada kepada pelanggan mahupun wakil EZ Qurban di luar negara.
“Dua minggu terakhir merupakan detik pertambahan jumlah pendaftaran melalui Whatsapp begitu juga dengan pendaftaran di Facebook. Saya dibantu enam kakitangan untuk mengisi borang dan memastikan pembayaran secara online banking sebelum semakan kali terakhir oleh unit khidmat pelanggan (operasi pendaftaran) bagi mengeluarkan resit dan sijil perlaksanaan”, jelasnya ketika ditemui Edisi 9 baru- baru ini.
Siti Sarah menambah unit seliaan dibawahnya sebagi salah satu platform bagi pelanggan yang menghadapi kesulitan untuk mendaftar sendiri di laman web. Rata- ratanya pelanggan yang mendaftarkan diri melakukan ibadah korban melalui dalam talian media sosial ini adalah golongan muda.
“Sebahagian pelanggan yang membuat pertanyaan dan pendaftaran adalah daripada golongan muda. Mereka juga prihatin dengan masyarakat muslim di luar negara selain mudah berdaftar melalui dalam talian” jelasnya lagi.
Dalam pada itu unit bertanggungjawab memastikan pendaftaran dan pembayaran selari dengan proses keseluruhannya adalah operasi pendaftaran yang dikendalikan oleh Nur Azni Abdul Rahim di bahagian operasi.
Unit ini merupakan unit terakhir dalam sistem pengurusan keseluruhan di mana dipertanggungjawabkan bagi bahagian serahan susun negara dan serahan kepada wakil- wakil luar negara selepas pendaftaran dan pembayaran dibuat sepenuhnya oleh pelanggan.
“Kami di sini memastikan semakan pendaftaran tepat dengan butiran nama dan memastikan pertindihan maklumat pelanggan tidak berlaku. Selain itu proses mengemaskini resit dan sijil penyertaan pelanggan juga diproses dengan pilihan penghantaran melalui emel atau pos.
“Apabila pengesahan semakan status dan penelitian serahan ke negara negara terlibat baru kami akan memproses resit dan sijil penyertaan pelanggan,” jelas Nur Azni lagi.
Menurutnya lagi unit ini dibantu 10 kakitangan untuk melicinkan proses pentadbiran agar tiada nama tercicir mahupun kesilapan dari sudut pendaftaran melalui pengesahan yang masuk di dalam dua unit khidmat pelanggan sebelumnya (panggilan tetap dan media sosial).
Pendaftaran korban masih lagi dibuka sehingga Hari Raya Kedua iaitu pada 1 Ogos 2020. Hubungi 03- 618 61911 atau layari www.ezqurban.org/qurban2020 – Edisi 9.